Sertifikalandirma süreci oldukça kisa bir yol izler. Sertifikalandirma tasarilarinin çogunlugu asagida belirtilmistir; Potansiyel bir müsteriden, belgelendirme hizmeti teklifini sunmak için asagidaki bilgileri saglamasi istenir. a) Belgelendirme için istenen kapsam b) Firmanin genel özellikleri, fiziksel sahalarinin adini ve adresini kapsayacak sekilde, süreçlerinin ve faaliyetlerinin belirgin özellikleri ve herhangi uygulanabilir yasal yükümlülükler. c) Firmayla alakali; örnegin faaliyetleri, insan ve teknik kaynaklari, fonksiyonlar ve varsa daha büyük bir firmayla olan iliskileri gibi uygulanan belgelendirmenin gövdesini olusturan genel bilgiler. d) Firma tarafindan kullanilan gerekliliklere uygunlugu etkileyecek dis kaynakli prosesler hakkinda bilgi. e) Belgelendirilmesini istedikleri standartlar ya da diger gereklilikler. f) Yönetim sistemiyle ilgili danismanlik alinmasi hakkinda bilgi. Teklif müsteri tarafindan kabul edildiginde kabulün onaylanmasi gerekir. Denetçi (ler) görevlendirilir ve müsteriyle 1. Asama denetimine hazirlanmasi için irtibata geçilir. 1.Asama denetimi tüm yeni müsteriler için gerçeklestirilmeli ve asagidakileri içermelidir: a) Müsterinin yönetim sistemi dokümantasyonun denetlenmesi. b) Müsterinin yerinin ve sahasinin degerlendirilmesi, müsterinin personeliyle 2. Asama denetimine ön hazirligi belirlemek için belirgin durumlar ve konusmalarin yapilmasi c) Ana performansin ya da belirli durumlarin, süreçlerin, hedeflerin ve yönetim sisteminin faaliyetlerinin tanimlanmasina iliskin müsterinin durumunun ve ilgili standardin gerekliliklerini anlamasinin gözden geçirilmesi d) Yönetim sisteminin kapsami, süreçler ve müsterinin yer (ler) i ve ilgili kanuni ve düzenleyici unsurlar hakkinda gerekli bilgiyi toplamak (örnegin kalite, çevre, müsterinin faaliyetlerinin yasal unsurlari, bagli risk vs.) e) 2. Asama denetimi için kaynaklarin dagiliminin kontrolü ve 2.Asama denetiminin detaylarinda müsteriyle anlasilmasi. f) 2. Asama denetimin planlamasina odaklanmak için müsterinin yönetim sistemi ve saha operasyonlari hakkinda yeterli fikre sahip olmak. g) Iç tetkiklerin ve yönetim gözden geçirmelerinin planladiginin ve gerçeklestirildiginin, müsterinin 2. Asama denetime hazir oldugunu kanitlayan yönetim sisteminin uygulanma düzeyinin belirlenmesi için degerlendirme. Birçok yönetim sistemi, yukaridaki hedeflerin saglanmasi için 1. asama denetimin en az bir kisminin müsterinin binasinda gerçeklestirilmesi gerekir. 1.asama denetimin tamamlanmasiyla, 2. Asama denetimi için uygunsuzluk olarak tanimlanabilecek herhangi bir kaygiyi ve denetim bulgularini içeren rapor hazirlanir ve müsteriye teslim edilir. Eger 1.Asama denetiminin sonucu tatmin edici olursa, her ne kadar minör noktalar ortaya çiksa da, denetçi 2. Asama denetiminin baslangiç tarihi hakkinda anlasmaya varabilir. Sonuç tatmin edici olmazsa(majör noktalar ortaya çikarsa)ve denetçi müsterinin 2.Asama denetime geçmeye hazir olmadigina inanirsa, müsteriye 1.Asama denetimde ortaya çikan noktalari çözecek kadar süre taninmadan 2.asama denetimi planlanamaz. 2.Asama denetim müsterinin yönetim sisteminin yeterliliginin ve uygulanmasinin degerlendirilmesidir ve en az asagidakileri kapsamalidir: a) Uygun yönetim sistemi standardi ya da diger kurala uygun dokümanlarin gerekliliklerine uygunluk hakkinda kanit ve bilgi. b)Performans izlenmesi, ölçülmesi, raporlanmasi ve ana performans amaç ve hedeflerine göre gözden geçirilmesi.( uygun yönetim sistemi standardi ya da diger kurala uygun doküman beklentileriyle uyumlu) c) Müsterinin yasalara uygun yönetim sistemi ve performansi d) Müsterinin proseslerinin operasyonel kontrolü e) Iç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesi f) Müsterinin politikasi ile ilgili yönetimin sorumlulugu g) Kurala uygun gereklilikler, politika, performans hedefleri ve amaçlarla (uygun yönetim sistemi standardi ya da diger kurala uygun dokümanlardaki beklentilerle uyumlu) uygulanabilir yasal sartlar, sorumluluklar, personelin yeterliligi, faaliyetler, performans verileri ve iç tetkik bulgulari ve sonuçlari arasindaki baglanti. 2.Asama denetimin tamamlanmasiyla denetim takimi, 1. Asama ve 2.Asama denetimde elde edilen tüm bilgileri ve denetim kanitlarini gözden geçirip analiz edecek ve denetim bulgu ve sonuçlariyla ilgili bir karara varacaktir. Rapor hazirlanip müsteriye teslim edilecektir. Hiçbir kaygi (çeliski yada uygunsuzluk) ortaya çikmazsa bas denetçi tarafinda belgelendirme onaylanir. Minör noktalar ortaya çikarsa, müsterinin belgelendirmeye karar verilmeden önce bunlari kapatmasi gerekir. Majör noktalar ortaya çikarsa müsterinin yine bunlari kapatmasi gerekir, ancak belgelendirmeye karar verilmeden önce müsterinin daha etkili bir sekilde bunlari kapatmasi için sinirli bir yeniden denetleme gerekebilir. Belgelendirme tavsiye edildiginde ve belge basildiginda, müsteri kararlastirilmis bir gözetim periyoduna girer. Küçük firmalar için bu yillik tek bir adam günü ifade eder. Ancak daha büyük firmalar için belgelendirilen standarda bagli olarak, gözetim adam gün sartlari daha külfetli olabilir- asagidaki notlara bakin. Her bir gözetim ziyaretinde, müsteri sisteminin rastgele örnekleri denetlenmelidir, ancak yaklasim yukarida 2.asama denetim gibi açiklanan resmi yerinde denetim olmalidir. Örnegin her bir gözetim ziyaretinin sonunda yazili bir rapor hazirlanmali ve majör uygunsuzluklar bulunmadigi takdirde de belgelendirme devam ettirilmelidir. Ilk belgelendirme kaydi müsteri belgelendirme kurallarina uydugu ve yapilan gözetim denetimleri tatmin edici oldugu sürece 3 yillik bir periyotta geçerlidir. 3 yillik belgelendirme periyodunun sonunda, 3 yil süren geçmis ziyaret raporlari gözden geçirilir ve yeni bir 3 yillik belgenin verilip verilmeyecegine dair komple bir yeniden degerlendirme denetimi yapilir. Yeniden belgelendirme denetimi, eger yönetim sisteminde, müsteride ya da yönetim sisteminin faaliyet gösterdigi kapsamda belirgin degisiklikler varsa (örnegin yasal degisiklikler) 1.asama denetimini de içermelidir. Süreç bundan sonra yukarida anlatildigi gibi devam eder. Notlar Daha öncede belirtildigi gibi, yukarida anlatilan süreç sunulan tüm belgelendirilebilir standartlar için geçerlidir. Ancak bazi standartlar ufak varyasyonlar içerir. ISO 14001, TS 16949, AS 9100 ve HACCP sartlari denetleme için ilave sartlar içerir ve örnegin adam gün sayilari ISO 9001 için olandan daha fazladir. Adam gün sartlari konusunda kilavuz IAF tarafindan yayinlanmistir ve örnegin müsteri teklif edilen zamanlarin adil ve uygun oldugunu kontrol edebilir.