Belgelendirme düzenlemeleri asagida belirtilmistir.

1. Bu düzenlemeler üyelerinden herhangi biri tarafindan belgelendirilmeyle ilgilidir.

2. Bu düzenlemelerin amaci için:

"Standart Tescili anlamina gelmekte

"Temyiz Komitesi" Bagimsiz Belgelendirme Kurulu tarafindan sikayetlerle ilgilenmek amaciyla kurulan bir komite anlamina gelmektedir. Her bir temyiz gurubu bir baskandan ve temyiz konusuyla hiçbir sekilde dogrudan ilgisi olmayan en az iki Bagimsiz Belgelendirme Kurulu üyesinden olusur.

"Basvuru Sahibi" Basvuruda bulunan ancak basvuru yaptigi kapsam henüz belgelendirilmeyen birey, tüzel kisi yada tüzel kisiligi olmayan kurum anlamina gelmektedir.

"Yönetim Kurulu" Bünyesini yönetmek için kurulan kurul anlamina gelmektedir.

"ISO 9000 Serisi" Kalite sistemi standartlarini ifade eder.

"ISO 14001" Çevre sistemi standardini ifade eder.

"ISO/TS 16949" Otomotiv Endüstrisine uyarlanmis ISO 9000 standartlarini ifade eder.

"Saglik ve Güvenlik" Saglik ve Güvenlik sistemi standardini ifade eder.

"AS 9100" Havacilik ve Uzay Endüstrisine uyarlanmis ISO 9000 standartlarini ifade eder.

"Standart/Proje" belgelendirilen herhangi diger ulusal, uluslar arasi yada diger yerel prosesler/uygulamalar anlamina gelmektedir.

"HACCP" Tehlike analizi ve Kritik Kontrol Noktalari Sistemi için var olan standardi ifade eder.

"Belge" Bir Örgüt tarafindan kullanilan yönetim sisteminin bu düzenlemeler çerçevesinde degerlendirildigini gösteren belge anlamina gelir.

"Proje Müdürü" Yönetim Kurulu tarafindan Baskaninda onayiyla onun sorumlulugundaki alan için atanmis kisidir. Belgelendirilen projeye bagli olarak birkaç Proje Müdür (ler) i olabilir.

"Onayli Firma" Onaylanan birey, tüzel kisi yada tüzel kisiligi olmayan kurum anlamina gelmektedir.

"Kalite Sistemi" Bir örgüte ait olan yapilar, sorumluluklar, faaliyetler, kaynaklar ve olaylar ile örgütün ISO 9001, ISO 14001, ISO/TS 16949 yada AS 9100 (ve diger ilgili standartlar)kalite sartlarini saglayabilirliginden emin olmak için birlikte uygulanan prosedürler, süreçler ve uygulama metotlarini ifade eder.

"Yönetim Sistemi Dokümantasyonu" özel standart bir sartnameyle uyumu saglamakla yükümlü firmanin eylemlerini, sartlarini ve özel uygulamalarini ya da baska bir deyisle özel ihtiyaçlarini, eger uygunsa, uygulama kodlariyla ilgili eylemleri ve uygulamalari beyan eden bir firmanin sistemini yürütmesine imkan saglayan bir takim belgeleri ifade eder.

"Kilavuz Notlari/Denetçi notlari" Sektör tarafindan, tedarik ve ilgili konulari içeren, sektörde belli bir kesimle alakali Standart/Proje sartlarini belirleyen üyelerinin katilimiyla ya da katilimi olmaksizin gelistirilen dokümandir.

3. Bagimsiz Belgelendirme Kurulu belgelerin taninmasini saglayan son mercidir, ve yönetmelikler altinda degerlendirme yapmak amaciyla, idari kurul zaman zaman bazi kosullari empoze ederken, gerekeni düsünürken, tayin ederken yada kaldirirken kendi islevini yetkilendiren proje müdürü araciligi ile hareket eder.

4. Proje müdürünü bu yönetmeliklerle uyum saglama yetenegi olduguna dair, müsterilerin iyi niyetle is yapacagina ikna eden ve Proje müdürüne isteyebilecegi bazi vaatler veren basvuru sahibi uygun temsilcinin mülkiyetinde kalmayacak sertifikaya yetkilendirilecek yönetmeliklerin sartlarina tabiidir. Ilk sertifikalar verilis tarihinden itibaren 36 ay geçerlidir. Eger bir firma sertifikasini yenilemek istemiyorsa, sertifika vade tarihinden en az 2 ay önce proje müdürüne niyetini yazili olarak bildirmek zorundadir. Bir firmanin sertifika kullanma hakki, proje müdürünün yazili tam izni olmadan devredilmez.

5./ Belgeli bir firma:

(i) Bu kurallara her zaman uymalidir.

(ii) "Logo düzenlemeleri ve Kurallari" yayininda belirtildigi sekilde uygun ve sadece sertifikalandirildigi standart/Proje ile ilgili logoyu kullanmalidir.

(iii) Eger gerekliyse ilgili standartla uyumlu bir sistem kurmali ve bunu dokümana dökmeli ve ilgili Proje Müdürü' nün referans olarak sunabilmesi için her bir kismin kopyalarini bulundurmalidir.

(iv) Belgelendirme ve bu belgelendirme yönetmelikleri için kullanilan standartlarin gereksinimlerini yerine getirmeden yönetim sistemini etkileyebilecek ortaya çikan sorunlari uygun grup üyesine teblig etmelidir. Teblig, sistem degisikligi ( kanuni, ticari, kurumsal statü ve mülkiyet ile ilgili degisiklikler; anahtar yönetim kadrosundaki degisiklikler; irtibat adresinde ve web sitesindeki degisiklik; belgeli/kayitli yönetim sistemi tarafindan idare edilen faaliyetler kapsamindaki degisiklik ve yönetim sistemi ve sürecindeki önemli degisiklikler). Degisiklikler küçük çapta ise, gelecek degerlendirme/gözetim ziyaretinde temsilciye teblig edilmelidir.

(v) Bagimsiz Belgelendirme Kurulunca kabul edilmeyen uygulanabilir logonun kullanimindan ve Bagimsiz Belgelendirme Kuruluna göre yaniltabilen belgelendirilmis bir firmanin referansindan ve beyanname formundan vazgeçmelidir.

(vi) Uygun temsilcilere materyalleri, islemi, süreci, test metotlarini, kayitlari ve sistemleri incelemek ya da gerekliyse uygulanan yönetmelikte açiklanan belgenin bitimi ile ilgili süreci baslatmak amaciyla belgelendirmenin yapildigi binaya erisme imkâni vermelidir.

(vii) Proje müdürünün takdiri için, bir yönetim temsilcisi, sertifika için gereksinimlerle ilgili tüm meselede sorumlu olacak, temsilci tarafindan yapilan her ziyarette temsilci tarafindan istendiginde teblig imzalayacak, müsteri sikâyetlerini de içeren durumlarla ilgili süreçler, herhangi bir degisiklikleri ve diger bilgileri temsilciye bilgilendiren asil yetkilinin ( gerek görüldügünde yedek vekil) yoklugunda devreye girecek bir ya da daha fazla yetkili temsilci görevlendirmelidir.

(viii) Sertifikanin süresinin dolmasiyla beraber, uygulanan logonun kullanimindan ve logoyu içeren tüm reklam isleri ve ek olarak referanslardan derhal vazgeçmelidir. Ek olarak, eger Bagimsiz Belgelendirme Kurulu isterse, sertifikaya referans olacak firmanin sahip oldugu dokümanlar ve diger materyaller silmek için isleme konulacaktir.

6. Projenin yönetimiyle ilgili masraflara zaman zaman rivayet eden seviyede ücret talep etmede yetkilendirilecek. Müsteri asagidaki ücretleri ödemelidir:

- Hiç bir sartta iade edilmeyecek verilmis her bir sertifika için ( gözetim masraflari dâhil) yillik sabit ücret
- Uygun ve adil olmasi için kurul tarafinca kararlastirilmis degerlendirme, danismanlik, sertifikanin yenilenmesi ve kabulü ve yönetim için alinan ücretler
- Eger belgelendirme kurulu tarafindan istenmis belge ise, sertifikanin bitimi üzerine alinan son degerlendirme ücreti
- Belgelendirilen firmanin yönetmelikle uyumsuzlugundan dolayi temsilci tarafindan alinan ek masraflar
- Sertifika eylemleriyle ilgili, Kabul edilebilir seyahat masraflari
- Tercihen tüm ücretler eyleme önceden ödenebilir. Doküman incelemesine önceki basvuru ücreti, degerlendirmeye önceki degerlendirme ücreti ve daimi yol ve diger düzenlemeler gibi sürekli ödeme metotlari hariç murakabeye önceki yillik murakabe ücreti uygun temsilci tarafindan ön görülür.

7. Temsilci;

(i) Uygulanan sertifika kurallariyla empoze edilen zorunluluklari dogrulamak amaciyla müsteriye teblig edilen mutabik murakabe programiyla ( bu ziyaretler normal olarak yilda bir ya da 2 kere gerçeklesir.) hatta kayitli firmaya temsilci yollar.

(ii) Kabul edilir kilavuz notlarinda, standart ya da belgelendirme kurallarindaki herhangi bir degisikligi kayitli firmaya teblig eder ve gözden geçirilmis gereksinimleri karsilamak için ilgili islemleri ve süreci, Bagimsiz Belgelendirme Kuruluna göre mantikli oldugu sürece, ayarlamaya izin verir.

(iii) Herkesçe bilinen bilgiden baska kayitli firmanin gizli içerigini ifsa etmez.

(iv)Kayitli firmanin ürün, islem ve hizmetinin uyumuyla ilgili müsteri sikâyetlerini kayitli firmaya teblig etmek.

8. Eger kayitli bir firma geçici olarak yönetmeligin gereksinimlerine uyamiyorsa, Bagimsiz Belgelendirme Kurulu kayitli firmadan logo kullanimindan vazgeçmesini isteyebilir yada belgelendirme sartlarinin yeniden yerine getirilmesiyle ya da yönetmelik 12 adi alinda her hangi bir müracaat sonucunda bekleme durumunda ikna olana kadar ani bir etki ile kayitli firmaya dava talep edebilir.

9. Bir ISO/TS 16949 kayitli firmanin bir ISO/TS 16949 abonesinin artik ihtiyacini karsilamayacagi durumda, Proje müdürü, yürürlügün iptal edilecegi ( ISO 9000 degil) 20 is günü içinde yazili olarak bilgilendirilmelidir. Ek olarak, denetlenen ve ISO 14001 e kayitli olan bu firmalar çevresel sistem lisansina mensup yürürlük/mevzuat ihlalini ilgili düzenleme merci ya da mercilerine teblig etmek zorundadirlar. Ayni sekilde, denetlenmis ve Saglik ve Güvenlige kayitli olan bu firmalar ilgili düzenleme merci ya da mercilerine sistem lisansina mensup yürürlük/mevzuat ihlallerini bildirmek zorundadirlar.

10.Eger kayitli firma bu yürürlükle uyum saglayamazsa, Bagimsiz Belgelendirme Kurulu
12.düzenlemedeki hükme tabi, (i) sertifikayi fesh edebilir ya da kapsamini azaltabilir (ii) sertifikanin kabulünü, yenilenmesi ya da kapsamin genisletilmesini reddedebilir. Böyle kararlar kayitli firmaya yazili olarak bildirilmelidir. Yürürlükle uyumda basarisizlik, onayli yönetim sisteminin etkinliginin devami için ihtiyaçlari içeren belgelendirme gereksinimlerini saglamadaki ciddi basarisizliklar, gereken siklikta yürütülen yeniden belgelendirme denetimleri ya da gözetime izin vermeme ve anlasilan zaman çerçevesinde ( 6 ayi asmayacak sekilde)denetimler/ziyaretler/sikâyetler süresince belirlenmis mevzularin çözümlenmesindeki basarisizlik, ödenmeyen ücretler gibi sekte/Fesh etmek için nedenler sertifika kapsaminin azaltilmasi ya da fesh edilmesiyle sonuçlanabilir.

11. Bagimsiz Belgelendirme Kurulu, muhakemesinde ve yürürlük 12 ye tabi olarak, eger kayitli firma iflas hukukuna tabii olur ya da alacaklilariyla herhangi bir düzenleme yaparsa, zorunlu ya da gönüllü ( tekrar kurulum amaçli tasfiyeyi içermeyecek) tasfiyeye girerse, tayin edilmis isin alicisi olursa, bir tüccar olarak kayitli firmanin iyi itimat ve itibarini sarsmaya meyilli suçtan sabikaliysa bir sertifikanin yenilenmesini ya da kabulünü reddedebilir. Böyle kararlar yazili olarak kayitli firmaya bildirilecektir.

12. Bir kayitli firmanin ya da basvuru sahibinin, bu yürürlük altinda Bagimsiz Belgelendirme Kurulunun, proje müdürünün herhangi bir kararina karsi durma olayinda, Bagimsiz Belgelendirme Kuruluna o karara karsi oldugunu yazili olarak bildirerek böyle bir karar resmi olarak duyurulduktan sonra 14 gün içinde olmalidir.

Böyle bir bildiriyle 30 gün içinde yürürlükle uyum olusturma komitesiyle bir toplanti düzenlenmelidir. Böyle bir toplantinin yeri ve zamanin bildirimi en az 7 gün içinde sahsa yapilmalidir.

Bireysel adayliga saygiyla itiraz komitesinin olusturulmasi sahsa danisilacaktir ve komitenin herhangi bir üyesine itiraz etme firsati verilecektir. Böyle itirazlar yazili olarak proje müdürüne bildirilmelidir ve itiraz komitesi eger onaylanirsa gerektigi sekilde yeniden olusturulacaktir.

Proje müdürünün karari itiraz komitesinin herhangi bir toplantisinda yürürlükte askida kalacaktir. Böyle bir toplantida, hem sahis hem de proje müdürü sir olarak duyulmakla yetkilendirilecektir. Baskan tarafinca da açiklanan itiraz komitesinin çogunlugunun karari nihai karar olacak.

13. Eger bir müsteri herhangi bir üyesi tarafindan sunulan hizmeti sikâyet etmek istiyorsa, ilk defada uygun üye genel müdürlügünde proje müdürüne yazili olarak bildirmelidir.

Tüm sikâyetler usulüne uygun olarak gözden geçirilmeli ve kayit altina alinmalidir, gerekli görünen herhangi bir düzeltici eylem sikâyetçiye makul bir zaman çerçevesinde bildirilmelidir. Eylem yeterli olarak görülmemisse, sikâyetçi genel müdürlüge yazili olarak bildirir ama Bagimsiz Belgelendirme Kurulunun (ICB) dikkati için mektubu dikkatte tutar.

Bagimsiz Belgelendirme Kurulunun sorunu gözden geçirmesini takiben, gerekli görülen her eylem bir kez daha sikâyetçiye bildirilir. Eger yukaridaki eylem hala tatmin edici degilse, sikâyetçi ilgili temsilcinin akreditasyon mercisine ( UKAS, SMMT ( ISO/TS 16949 için), ANAB, NABCB vs.) kaygisini bildirmelidir.

14. Bu yönetmelikler zaman zaman kurul tarafindan degistirilebilir. Hiç bir degisiklik hiç bir kayitli firmanin uygulanan logo kullanma hakkini etkilemez yada normal olarak degisimin bildirim tarihinden 6 aydan az olan degistirilmis yönetmeliklerle uyumun hangi tarihe kadar olacagini kayitli firmaya bildiren uygun temsilci tarafindan yapilan böyle düzenlemeler yazili halde teblig edilene kadar bu yönetmelikler altinda kayitliya dava talep etmez.

15. Kayitli firmalarin bir listesi, yayinlanacak uygun temsilcinin geçerli adresinde kamu tarafindan incelenmek üzerek açik olmalidir.

16. Bu yönetmelikler altinda her bildiri yazili olacak ve bildiriyi sunan kurum ya da kurum adina imzalanacak ve kayitli firma idareten adresine ya da adresinde durumunda (kabul edilebilir kayit ofisi) onu birakan ya da önceden ödemeli taahhütlü postayla yollayan tarafindan sunulabilir. Postayla teblig edilen her bildiri ( aksi kanitlanmadigi halde) postalandigi andan itibaren 48 saat teblig edilmis olarak düsünülecek ve böyle bir tebligi kanitlamada bildirinin usule uygun hitap ettigi ve bu yönetmelik göz önünde bulundurularak postalandigini kanitlamak yeterli olacaktir.

17. Güvenilir bir kayit memuru olarak, ilgili Akreditasyon merciler bizim denetçilerimizde meshut denetlemeleri gerçeklestirme hakkina sahiptirler. Bundan dolayi kayitli bir müsteri olarak denetçinin ilgili Akreditasyon mercisinden bir denetçiyle birlikte gelecegi durumlar olabileceginin bilincinde olman gerekir. Kayitli bir müsteri olarak, Akreditasyon mercisinin denetçisine senin alanindaki meshut denetimi yerine getirmesine izin verme zorunlulugun vardir.